Reisekosten & Verpflegungsmehraufwand
Wer beruflich unterwegs ist, kann pauschale Beträge für Verpflegung ansetzen, ohne eine einzige Quittung zu sammeln. Zahlt der Arbeitgeber sie nicht, holen Sie sie über die Steuererklärung als Werbungskosten zurück.
So wird gerechnet
Verpflegungspauschale: 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit · 14 € für An- und Abreisetag · 14 € bei mehr als 8 Stunden ohne Übernachtung Kürzung: Frühstück 20 %, Mittag- und Abendessen je 40 % der vollen Tagespauschale Fahrtkosten: 0,30 € je km (Pkw) · 0,20 € je km (andere motorbetriebene Fahrzeuge) Übernachtung: tatsächliche Kosten mit Beleg
Rechtsgrundlagen & Quellen
- § 9 Abs. 4a EStG Verpflegungspauschalen und Kürzung
- § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit
- § 5 BRKG Wegstreckenentschädigung (0,30 € bzw. 0,20 €)
- § 3 Nr. 16 EStG Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber
- § 9a EStG Arbeitnehmer-Pauschbetrag
Rechtsstand 2026 · ohne Gewähr
Ratgeber: Reisekosten & Verpflegungsmehraufwand
Pauschalen statt Belege sammeln
Für Verpflegung auf Dienstreisen gibt es feste Beträge, unabhängig davon, was Sie tatsächlich ausgegeben haben – eine Quittung braucht niemand. Entscheidend ist allein die Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
- 28 € für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit
- 14 € für den An- und den Abreisetag, wenn Sie auswärts übernachten – hier spielt die Stundenzahl keine Rolle
- 14 € für einen Tag ohne Übernachtung, an dem Sie mehr als 8 Stunden unterwegs sind
Wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt
Ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten oder lädt der Kunde zum Mittagessen, wird die Pauschale gekürzt: um 20 % für das Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen – jeweils berechnet von der vollen Tagespauschale von 28 €, also um 5,60 € beziehungsweise 11,20 €. Die Kürzung greift auch dann, wenn Sie die Mahlzeit gar nicht angenommen haben.
Die Dreimonatsgrenze
Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Stelle gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate. Wird die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen – etwa durch Urlaub, Krankheit oder Arbeit an einem anderen Ort –, beginnt die Frist neu. Für Fahrtkosten und Übernachtung gilt diese Grenze nicht.